Finances
Retrouvez une facture, vérifiez ce qui a été payé et émettez un avoir.
La section Finances liste les factures de votre club : adhésions, abonnements et frais ponctuels. Cette page montre comment retrouver une facture, la lire et émettre un avoir quand un membre doit payer moins. La section apparaît quand votre rôle comprend l’autorisation Gérer les factures et les avoirs.
1. Retrouver une facture
Dans le menu de gauche, sélectionnez Finances. La liste affiche d’abord les factures les plus récentes, avec leur numéro de Facture, le Client, la date Émise, l’Échéance, le Total et le Statut.
- Saisissez dans le champ de recherche pour trouver une facture par numéro, client ou e-mail.
- Sélectionnez Filtres pour n’afficher qu’un Statut, ou les factures émises entre une date Du et une date Au. Sélectionnez Appliquer les filtres pour mettre la liste à jour, et Effacer les filtres pour tout revoir.
- Sélectionnez le titre d’une colonne pour trier la liste selon cette colonne.
| Statut | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| À payer | La facture attend son paiement. |
| Payée | La facture est entièrement payée. |
| En retard | L’échéance est passée et la facture reste à payer. |
| Brouillon | La facture est en préparation et n’a pas encore de numéro. |
| Annulée | La facture a été annulée et n’a plus à être payée. |
| Irrécouvrable | Le club ne compte plus être payé pour cette facture. |
Quand une partie d’une facture a été créditée, le montant suivi de crédité apparaît sous son total, par exemple 1 800,00 € crédité.
Quand la liste est vide
| Message | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| La facturation n’est pas encore connectée | Votre club n’a pas encore de compte de facturation. Si vous pouvez ouvrir Paramètres, sélectionnez Connecter la facturation. Sinon, demandez à un admin du club. |
| Aucune facture trouvée | Rien ne correspond à votre recherche ou à vos filtres : sélectionnez Effacer la recherche et les filtres. Sans recherche ni filtre, aucun abonnement n’a encore été facturé. |
| Aucune facture locale à afficher pour le moment | Champagne copie encore les factures de votre compte de facturation. D’autres apparaissent au fur et à mesure. |
Champagne garde une copie des factures de votre compte de facturation. Pendant la mise à jour de cette copie, la liste affiche Synchronisation de la facture en cours. Si elle affiche Échec de la synchronisation de la facture, la liste n’est peut-être pas à jour. Prévenez votre fournisseur Champagne si le message persiste.
Voir Paiements pour connecter un compte de facturation.
2. Lire une facture
Sélectionnez une facture pour l’ouvrir.
Une facture d’adhésion d’exemple payée par Jamie Chen. La commande à utiliser est entourée en orange.
- Facturé à affiche le client et son e-mail. Profil associé affiche le membre concerné ; sélectionnez Ouvrir la fiche en haut pour ouvrir sa page dans Personnes.
- En dessous, la facture indique s’il s’agit d’une Facture d’abonnement ou d’une Facture ponctuelle, si une adhésion est enregistrée sur le profil du membre, et le nom de l’émetteur sous Émis par.
- Les lignes de la facture listent chaque article avec sa quantité et son montant. Une ligne d’adhésion affiche aussi son prix et sa période. Une ligne Ajustement au prorata pour … corrige le prix quand un plan a changé pendant une période de facturation.
- Paiements liste chaque paiement avec son état : Paiement reçu avec sa date et son montant, ou Paiement en attente et Paiement annulé avec le montant demandé, en gris.
- Avoirs liste les avoirs déjà émis pour cette facture.
- Total de la facture affiche le Sous-total, le Total hors taxes (HT), la taxe (TVA), le Total toutes taxes comprises (TTC), les lignes Payée et Crédité, et, tant que la facture reste due, le montant Restant et la date À payer.
Sélectionnez Télécharger le PDF pour enregistrer une copie de la facture. Quand la facture reste à payer, le bouton Lien de paiement ouvre sa page de paiement en ligne dans un nouvel onglet.
3. Émettre un avoir
Un avoir est un document qui annule tout ou partie d’une facture. Utilisez-le pour corriger une erreur ou pour faire un geste commercial.
- Ouvrez la facture et sélectionnez Créer un avoir dans la carte Ajuster cette facture.
- Vérifiez le montant dans la question, par exemple Créditer 1 800,00 € sur suivi du numéro de la facture.
- Saisissez un Motif, jusqu’à 500 caractères. Il est obligatoire et conservé avec l’avoir.
- Sélectionnez Confirmer l’avoir.
L’avoir couvre tout le montant qui peut encore être crédité. Il réduit ce que le client doit. Toute somme déjà payée est reportée sur son solde et servira à régler ses prochaines factures.
Un avoir n’est pas un remboursement
Émettre un avoir ne renvoie pas d’argent sur la carte du client et n’annule pas son adhésion.
Une fois émis, l’avoir apparaît dans Avoirs avec son numéro, sa date, son motif et son montant. Sélectionnez Télécharger l’avoir pour l’enregistrer en PDF. Un avoir annulé affiche · Annulée après son numéro.
Quand toute la facture est créditée, la carte Ajuster cette facture n’apparaît plus.