Utiliser l’agenda du club

Agenda du club est l’agenda des catégories de réservation dans lesquelles vous travaillez, comme les cours collectifs, les cours particuliers ou les transats de la piscine. Il vous permet de voir qui a réservé, de suivre les places restantes de chaque séance, de noter les présences, de gérer une séance et de trouver une place libre sur un plan des espaces. Votre administrateur choisit les catégories qui apparaissent ici.

1. Lire la semaine ou la journée

Ouvrez Agenda du club dans le menu de gauche et sélectionnez une catégorie dans la barre du haut.

• Semaine affiche sept jours côte à côte. Jour affiche les heures d’une seule journée. Sélectionnez le nom d’un jour dans l’en-tête pour ouvrir cette journée.
• Les flèches passent à la période précédente ou suivante, et l’icône de calendrier vous ramène à aujourd’hui.
• Rechercher... trouve une réservation par nom.
• Dans les cours collectifs, chaque bloc est une séance. Il affiche son heure de début et Séance complète, le nombre de places restantes, ou Passé une fois la séance terminée. Une séance qui a son propre nom, comme Open studio, affiche ce nom. En vue Semaine, chaque jour affiche ses deux premières séances sous forme de cartes. Quand une journée en compte davantage, sélectionnez un lien comme +2 séances pour ouvrir cette journée et les voir toutes.

Les réservations fonctionnent comme dans la section Réservations : sélectionnez-en une pour l’ouvrir, ou survolez un horaire libre et sélectionnez + pour en ajouter une si votre rôle le permet. Voir Gérer les réservations.

2. Suivre une séance et marquer la présence

Sélectionnez une séance pour ouvrir son panneau. Places réservées montre son remplissage quand la séance a une limite, et Participants liste qui vient et combien de places chaque personne a réservées.

• À partir du jour de la séance, marquez chaque participant Présent, En retard ou Absent. En retard et Absent deviennent disponibles dès le début de la séance. Marquer les restants présents marque en une fois toutes les personnes que vous n’avez pas encore marquées.
• Ajouter un participant inscrit un membre à la séance tant qu’il reste des places, jusqu’au début de la séance. Ce bouton nécessite l’autorisation Créer et modifier les réservations, et la saisie des présences nécessite Valider les présences et les billets.
• L’icône en bout de ligne d’un participant le retire de la séance. Sa réservation est annulée et tout paiement est remboursé : une fenêtre de confirmation s’affiche donc d’abord. Cette icône nécessite l’autorisation Créer et modifier les réservations. Quand le délai d’annulation est dépassé, la fenêtre propose Rembourser le prix : laissez la case décochée pour garder le prix et ne rendre que la caution.
• Quand des membres attendent une place, Liste d’attente les liste dans l’ordre, avec la date de leur inscription. Une place qui se libère leur revient automatiquement, dans cet ordre.

Les étiquettes sous le titre de la séance affichent En cours ou Passé, Séance complète, et Accès libre pour les séances auxquelles on vient sans réserver, comme l’Open studio d’exemple. Les séances en accès libre n’ont ni jauge Places réservées ni liste de participants.

3. Modifier, exporter ou annuler une séance

Sélectionnez le bouton ⋯ à côté du titre de la séance pour ouvrir Actions de la séance. Les choix dépendent de la séance et de votre rôle.

• Modifier la séance change les détails de la séance, comme son horaire, son Lieu ou sa Limite de membres (facultative). Ce choix apparaît avant le début de la séance, pour l’équipe qui gère la catégorie. Voir Séances, listes d’invités et périodes bloquées.
• Exporter les inscrits, quand la séance a des participants, télécharge un tableur (fichier CSV) avec chaque participant, le statut de sa réservation, sa présence et son nombre de places.
• Exporter la liste d’attente, quand des personnes attendent une place, les télécharge aussi dans un fichier CSV.
• Annuler la séance l’annule pour tout le monde avant son début. Elle nécessite l’autorisation Créer et modifier les réservations. Une fenêtre demande Annuler cette séance ? : les membres sont prévenus et les réservations payées sont remboursées. Sélectionnez Annuler la séance pour confirmer, ou Conserver la séance pour la garder.

4. Utiliser le plan des espaces

Certaines catégories, comme les transats de la piscine, ont un plan des espaces. Il apparaît sous l’agenda, sous Plan des espaces. Quand une catégorie a plusieurs plans, sélectionnez le nom d’un plan au-dessus du dessin pour en changer.

Le plan montre chaque place à l’heure indiquée par la ligne verticale de l’agenda. Faites glisser cette ligne vers une autre heure pour mettre le plan à jour. Les places réservées ou indisponibles à cette heure apparaissent en gris. Sélectionnez une place libre pour ouvrir le formulaire de réservation pour cette place et cette heure, si votre rôle vous permet d’ajouter des réservations.