Configurer les catégories de réservation

Créez ce que les membres peuvent réserver et décidez quand, pour combien de temps et combien de temps à l’avance ils peuvent le réserver.

Tout ce que les membres peuvent réserver est organisé en catégories de réservation, comme un restaurant, des suites d’hôtel, des cours de tennis ou un cours de yoga. Chaque élément réservable d’une catégorie, comme une table, une suite ou un coach, est une ressource. Cette page montre comment créer une catégorie et définir ses règles de réservation. Pour donner un prix aux ressources et vendre des produits, voir Ressources, prix et produits. Pour programmer des séances de groupe, voir Séances, listes d’invités et périodes bloquées.

Vous travaillez depuis la section Réservations. Les boutons utilisés ici n’apparaissent que si votre rôle vous permet de modifier les catégories.

1. Créer une catégorie

Dans le menu de gauche, sélectionnez Réservations, puis le bouton + au bout de la barre des catégories. Quand votre club n’a encore aucune catégorie, la page affiche Aucune catégorie de réservation pour le moment.

Fenêtre d’ajout d’une catégorie de réservation à l’étape Configuration, avec Restaurant sélectionné sous Partir de, le nom La Brasserie, et les boutons Annuler et Suivant. Les étapes Ressources et Options sont listées à gauche. — Le début d’une catégorie de restaurant d’exemple, La Brasserie. La commande à utiliser est entourée en orange.

Configuration : choisissez de quoi Partir de. Chaque point de départ remplit des réglages adaptés que vous pourrez modifier ensuite.

Partir de	Ce qu’il prépare
Personnalisé	Rien : vous choisissez chaque réglage.
Restaurant	Réservation selon le nombre de personnes, réservations de 2 heures commençant toutes les 30 minutes, réservables jusqu’à 60 jours à l’avance avec 60 minutes de délai, une liste d’attente, et des horaires d’ouverture pour le déjeuner et le dîner.
Cours collectif	Réservation par séance, avec un billet à QR code.
Soin	Réservations d’1 heure avec 2 heures de délai, des fiches client et des horaires d’ouverture de 09:00 à 19:00, du lundi au samedi.
Chambre ou suite	Des listes de contrôle d’entretien pour chaque chambre.

Saisissez ensuite un Nom que les clients reconnaîtront, puis sélectionnez Suivant.

Ressources : saisissez le nom de chaque ressource, comme « Table 1 » ou « Suite jardin ». Sélectionnez Ajouter une ressource pour en ajouter une autre. Si vous laissez toutes les ressources vides, la catégorie reçoit une ressource à son propre nom. Sélectionnez Suivant.
Options : choisissez Comment les membres réservent et les outils facultatifs décrits dans les sections suivantes, puis sélectionnez Créer la catégorie.

Utilisez Retour pour revenir à une étape précédente. Une fois la catégorie créée, sélectionnez-la dans la barre, puis sélectionnez Paramètres de la catégorie pour modifier quoi que ce soit. La fenêtre a cinq onglets : Général, Ressources, Réservation, Heures et Sur place. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.

2. Choisir comment les membres réservent

Dans l’onglet Réservation, Comment les membres réservent définit le déroulement de la réservation dans la catégorie :

Choix	Ce que font les membres
Une ressource et un horaire	Ils choisissent une ressource, comme une suite, et les dates ou les horaires.
Un nombre de personnes et un horaire	Ils indiquent le nombre de personnes et un horaire. La plus petite ressource libre qui convient leur est attribuée.
Une séance	Ils rejoignent l’une des séances que vous programmez. Voir Séances.
Une demande à discuter	Ils envoient une demande, puis échangent avec votre équipe avant qu’une date soit fixée, par exemple pour un cours particulier.

Deux interrupteurs complètent ce choix :

Liste d’attente : les membres peuvent attendre qu’une séance ou un horaire complet se libère. Disponible uniquement avec les séances ou la réservation selon le nombre de personnes.
Non-membres : les personnes sans adhésion peuvent réserver les ressources que vous leur ouvrez et payer par carte. Disponible uniquement quand les membres choisissent une ressource et un horaire. Voir Prix.
Réservable uniquement dans un parcours : les membres ne voient plus la catégorie ; les candidats la réservent à l’étape de réservation d’un parcours, par exemple pour une visite découverte. L’équipe voit toujours ses réservations dans le planning. Incompatible avec Non-membres. Voir Formulaires de candidature.

3. Définir la durée et la période de réservation

Le reste de l’onglet Réservation définit quand et pour combien de temps on peut réserver.

Onglet Réservation des paramètres de Le Restaurant : Durée de réservation de 120 minutes, Horaires de début Toutes les 30 minutes, Réservable jusqu’à 60 jours à l’avance, Délai minimum de 60 minutes, et la section Catégories liées avec la case Cours collectif. — Les règles de réservation du restaurant d’exemple Le Restaurant.

Réglage	Ce qu’il fait
Durée de réservation (minutes)	La durée fixe d’une réservation. Les membres ne peuvent pas la changer. Laissez-la vide pour les laisser choisir la fin. Obligatoire pour la réservation selon le nombre de personnes.
Horaires de début	Pour la réservation selon le nombre de personnes : à quelle fréquence une réservation peut commencer, de Toutes les 5 minutes à Toutes les 60 minutes.
Réservable jusqu’à (jours à l’avance)	Combien de temps à l’avance les membres peuvent réserver. Laissez vide pour ne pas fixer de limite.
Délai minimum (minutes)	Combien de temps avant le début une réservation doit être faite. Laissez vide pour ne pas fixer de limite.
Catégories liées	D’autres catégories vers lesquelles une réservation peut être déplacée. L’équipe peut y déplacer des réservations, et elles sont proposées aux membres quand un horaire est complet.

4. Définir les horaires d’ouverture

Dans l’onglet Heures, définissez les Horaires d’ouverture de chaque jour. Les membres et les non-membres ne peuvent réserver que pendant ces horaires. Votre équipe peut réserver à tout moment.

Onglet Heures des paramètres de Le Restaurant : lundi marqué Fermé avec un bouton Ajouter des heures, mardi et mercredi ouverts de 12:00 à 14:30 et de 19:00 à 23:00, chaque plage avec un bouton corbeille, et le bouton Ajouter des heures du lundi entouré en orange. — Le restaurant d’exemple est fermé le lundi et ouvert pour le déjeuner et le dîner.

Sélectionnez Ajouter des heures sous un jour pour ajouter une heure d’ouverture et une heure de fermeture. Un jour peut avoir plusieurs plages, comme le déjeuner et le dîner.
Sélectionnez le bouton corbeille à côté d’une plage pour la retirer. Un jour sans horaires affiche Fermé.
Quand aucun jour n’a d’horaires, la catégorie affiche Ouvert à tout moment.

5. Activer les outils sur place

La plupart des outils se trouvent dans l’onglet Sur place des Paramètres de la catégorie.

Onglet Sur place des paramètres de la catégorie Événement : Billet avec QR code activé avec la description de scan à l’arrivée et entouré en orange, Entretien et Fiches client désactivés, et les boutons Supprimer la catégorie, Annuler et Enregistrer. — La catégorie d’exemple Événement donne un billet à QR code à chaque réservation.

Où	Interrupteur	Ce qu’il ajoute
Onglet Ressources	Plan des espaces	Un plan de l’espace sous le calendrier. Voir Éditeur de plan des espaces.
Onglet Sur place	Billet avec QR code	Un billet que les membres montrent à l’arrivée. Voir Enregistrer l’arrivée et le départ des clients.
Onglet Sur place	Entretien	Une liste de contrôle et un état de nettoyage pour chaque ressource. Voir Entretien.
Onglet Sur place	Fiches client	Une fiche des préférences et des contre-indications de chaque client, par exemple pour les soins.

6. Supprimer une catégorie

Ouvrez les Paramètres de la catégorie et sélectionnez Supprimer la catégorie. La fenêtre vous demande de confirmer : la catégorie, ses séances et ses périodes bloquées sont supprimées, et c’est définitif. Sélectionnez de nouveau Supprimer la catégorie pour confirmer.