# Enregistrer l’arrivée et le départ des clients

Validez les billets à l’entrée, enregistrez les départs et remboursez les cautions.

Source: https://docs.champagne.dev-ukab.fr/fr/guide/staff/check-in-and-deposits

Cette page couvre les moments où un client arrive et repart. Vous pouvez contrôler le billet d’un
membre à l’entrée et le marquer présent, suivre un séjour en cours, noter son départ avec le bouton
**Enregistrer le départ** et rendre la caution. Une caution est une somme que le client paie en plus
du prix et qu’il récupère après le séjour, par exemple pour une suite d’hôtel.

## 1. Contrôler un billet à l’entrée [#1-contrôler-un-billet-à-lentrée]

Quand une [catégorie de réservation](/fr/guide#reservation-category) donne aux membres un billet avec QR code, les membres le
téléchargent depuis leur réservation. Le billet affiche un QR code et un code à six chiffres. Votre
administrateur active cette fonction avec l’option **Billet avec QR code** de la catégorie.

Dans **Réservations** ou **Agenda du club**, sélectionnez la catégorie, puis **Billets** au-dessus
de l’agenda. Le bouton apparaît pour les catégories avec billets, si votre [rôle](/fr/guide#role) comprend
l’autorisation **Valider les présences et les billets**.

<figure>
  <img src="/images/guide/fr/staff/ticket-code.png" alt="Fenêtre Billets avec les choix Scanner et Code, Code sélectionné, le code 510004 saisi dans le champ et un bouton Vérifier le billet." width="384" height="276" />

  <figcaption>
    Saisie à la main du code de billet d’exemple 510004. La commande à utiliser est entourée en
    orange.
  </figcaption>
</figure>

1. Avec **Scanner**, présentez le QR code du billet devant la caméra de votre appareil. Le billet
   est lu dès que le code est visible.

2. Avec **Code**, saisissez les six chiffres imprimés sous le QR code, puis sélectionnez
   **Vérifier le billet**. Utilisez ce choix quand la caméra n’arrive pas à lire le code.

3. Lisez le résultat.
   * **Billet valide** affiche le nom et la photo du client, la catégorie, la **Date**, la
     **Ressource**, le nombre de **Participants** et la présence déjà enregistrée. Les personnes
     invitées par le client sont listées sous **Invités**, marquées **Acceptée** ou **Invité**.
   * **Billet invalide** signifie que le code est inconnu, ou que la réservation est annulée, pas
     encore confirmée ou déjà terminée. Les billets d’une catégorie sans billets sont aussi refusés.
     <figure>
       <img src="/images/guide/fr/staff/ticket-valid.png" alt="Fenêtre Billets affichant Billet valide pour Alex Morgan dans la catégorie Événement, avec la date, la ressource Event space, 2 participants, une présence non renseignée, et les boutons Vérifier le suivant et Marquer présent." width="384" height="414" />

       <figcaption>
         Le billet du membre d’exemple Alex Morgan pour un concert en matinée.
       </figcaption>
     </figure>

4. Sélectionnez **Marquer présent** pour enregistrer l’arrivée du client. Le bouton affiche ensuite
   **Présent**.

5. Sélectionnez **Scanner le suivant** ou **Vérifier le suivant** pour le client suivant.

> Le navigateur doit avoir le droit d’utiliser la caméra. Sinon, un message indique que la caméra
> est indisponible et propose de réessayer. Passez à **Code** et saisissez le code à la place. Après
> de nombreuses tentatives en peu de temps, le contrôle se met en pause pendant une minute.



Vous pouvez aussi noter la présence à la main sur la page de la réservation ou dans le panneau
d’une séance. Voir [Gérer les réservations](/fr/guide/staff/reservations) et [Utiliser l’agenda du
club](/fr/guide/staff/planning).

## 2. Suivre un séjour et enregistrer le départ [#2-suivre-un-séjour-et-enregistrer-le-départ]

Une réservation confirmée indique où en est le séjour dans une étiquette à côté du nom du client.
Les horaires viennent de la réservation, et des heures d’arrivée et de départ de la ressource quand
votre administrateur les a définies.

| Étiquette    | Ce qu’elle signifie                                                                    |
| ------------ | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Arrivée**  | Le client peut arriver : l’heure d’arrivée est passée.                                 |
| **En cours** | La réservation a commencé et n’est pas encore terminée.                                |
| **Départ**   | La réservation est terminée et le client peut encore partir jusqu’à l’heure de départ. |
| **Parti**    | Quelqu’un a enregistré le départ du client.                                            |

<figure>
  <img src="/images/guide/fr/staff/check-out.png" alt="Page de la réservation de Jamie Chen dans la Garden suite pour 2 personnes, marquée En cours, avec une caution de 500 Stars retenue jusqu’au remboursement, les boutons Enregistrer le départ, Modifier et Annuler, et les produits facturés pendant le séjour." width="1280" height="800" />

  <figcaption>
    Le membre d’exemple Jamie Chen pendant un séjour dans la Garden suite.
  </figcaption>
</figure>

Pendant le séjour, sélectionnez **Enregistrer le départ** en haut de la page de la réservation quand
le client s’en va. **Enregistrer le départ** et **Annuler le départ** nécessitent l’autorisation
**Valider les présences et les billets**. L’heure du départ apparaît dans une carte **Parti** à côté
des dates.

* Sans caution à rendre, la réservation passe à **Terminé**.
* Avec une caution payée, elle reste **Confirmée** jusqu’au remboursement de la caution.

Si vous avez enregistré le départ du mauvais client, sélectionnez **Annuler le départ**. La
réservation revient à **Confirmée**. Une fois la caution remboursée, le départ ne peut plus être
annulé.

## 3. Rembourser la caution [#3-rembourser-la-caution]

La ligne sous le nom du client montre la caution et où elle en est.

| État de la caution                 | Ce qu’il signifie                                              |
| ---------------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| **À payer avec la réservation**    | Le client n’a pas encore payé la réservation.                  |
| **Retenue jusqu’au remboursement** | Le club garde la caution.                                      |
| **Remboursée**                     | Toute la caution a été rendue au client.                       |
| Un montant remboursé et retenu     | Une partie de la caution a été rendue et le reste a été gardé. |

**Rembourser la caution** apparaît une fois le client parti, soit après **Enregistrer le départ**,
soit une fois l’heure de départ de la réservation passée, si votre rôle comprend l’autorisation
**Créer et modifier les réservations**.

<figure>
  <img src="/images/guide/fr/staff/checked-out.png" alt="Page de la réservation de Sam Rivera dans la Terrace suite marquée Parti, avec un bouton Annuler le départ, la ligne de caution de 500 Stars, Retenue jusqu’au remboursement, un bouton Rembourser la caution entouré en orange et une carte Parti à côté des dates de début et de fin." width="1280" height="800" />

  <figcaption>
    Le membre d’exemple Sam Rivera après son départ de la Terrace suite.
  </figcaption>
</figure>

1. Sélectionnez **Rembourser la caution**.
2. Dans **Montant à rembourser**, gardez le montant total ou baissez-le. Le montant retenu
   apparaît sous le champ.
3. Quand vous gardez une partie de la caution, expliquez pourquoi dans **Message au client**.
4. Sélectionnez **Rembourser en totalité**, ou **Rembourser** suivi du montant.

<figure>
  <img src="/images/guide/fr/staff/refund-deposit.png" alt="Fenêtre Rembourser la caution avec 400 dans Montant à rembourser, 100 Stars retenues, un message au sujet d’une lampe cassée et un bouton Rembourser 400 Stars." width="448" height="392" />

  <figcaption>
    Remboursement de 400 des 500 Stars de la caution d’exemple, 100 étant retenues.
  </figcaption>
</figure>

L’argent revient par le moyen de paiement du client : sur sa carte, ou sur son solde de [crédits](/fr/guide#credits).
La réservation passe à **Terminé** et le client est prévenu. Votre message apparaît sous la ligne de
la caution, et sur la réservation du membre sous **Message du club**.

> Les cautions que personne ne rembourse sont rendues en totalité après un délai fixé par votre
> administrateur dans **Paramètres**, sous **Cautions**.